クレジットカードで経費を支払うには?仕訳の方法と未払金を徹底解説

会社を経営している人や、フリーランス・個人事業主は独立したばかりだとどんなものが経費として落ちるのかあまりわかっていないという人もいるのではないでしょうか?調べているうちにこの記事にたどり着いた人もいるでしょう。
結論から言ってしまうと、経費の支払いにもクレジットカードは利用できます。

えっ、仕事でクレジットカードを利用することはあるのですか?
ありますよ。クレジットカードで備品や通信料を支払うこともあります。クレジットカードを利用することで明細がまとまるのでわかりやすいのです。

今回の記事では、クレジットカードで支払った場合にどのように帳簿に書けば良いのか・領収書や利用明細の保管の仕方について詳しく解説していきます。経営者の人、フリーランスになろうと考えている人はぜひ参考にしてみてください。

クレジットカードで支払ったときの領収書は?控えと明細を保管しよう

経費として勘定するには領収書をもらうことが一般的ですが、基本的に領収書は現金で支払ったときに発行してもらえるものです。なぜクレジットカードでは領収書が発行できないのかというと、その段階ではクレジットカード会社が購入した物の代金を立て替えてくれているから。

お店からもらうレシートやクレジットカードの利用控えは、厳密に言えば「領収書」ではないので注意してください。

クレジットカードを利用すると引き落とし前に利用明細が届きます。ただしこの利用明細も商品を購入したときに経費として計上するための領収書の代わりとして認められていません。

なぜなら利用明細は購入したお店側が発行したものではないから。経費として計上するときに必要な書類は、次の情報が載っている「レシート」や「利用控え」となります。

  • 購入年月日
  • 書類の作成者の店舗名
  • 金額
  • 購入した商品やサービスの内容
  • 書類を発行される者の名称

そのためクレジット決済であっても基本的には「領収書」が必要となるのです。

ただし領収書を発行するかどうか決めるのはお店側。領収書を発行することができない場合に限って、レシートや利用明細を書類として経費を計上することができます。

クレジットカードの利用明細や領収書はいつまでとっておくと良いのでしょうか?
クレジットカードの利用明細や領収書は経費の計上に使う大事な書類です。所得税の確定申告の保存期間である5年間はしっかりと残しておきましょう。

未払金とは?クレジットカードで支払い時の帳簿の正しい書き方

事業のために購入した備品や、交通費などをクレジット決済にするなら、に正しく帳簿を書けるように知識を身につけておきましょう。

クレジットカードを利用した場合、実際に引き落としされるのは翌月・翌々月。

引き落としされていない費用のため「未払金」として会計処理をしましょう。

例えば、クレジット決済で5月1日に10,000円の備品を購入したとします。その場合は次のように仕訳します。

日付 勘定科目(借方) 金額(借方) 勘定科目(貸方) 金額(貸方)
5月1日 備品 ¥10,000 未払金 ¥10,000
6月27日 未払金 ¥10,000 普通預金 ¥10,000

5月1日に購入した備品は未払金として仕訳されて、6月27日の引き落とし日に銀行の普通預金から正常に引き落とされていれば未払金を処理します。

支払い方法を分割にした時にはどういう仕訳になるのですか?
分割の時には以下のように仕訳も分割されます。
日付 勘定科目(借方) 金額(借方) 勘定科目(貸方) 金額(貸方)
5月1日 備品 ¥10,000 未払金 ¥10,000
6月27日 未払金 ¥5,000 普通預金 ¥5,000
7月27日 未払金 ¥5,000 普通預金 ¥5,000

分割払いの手数料の仕訳方法

分割払いを選択している場合は手数料が発生してしまうことがありますが、そういったときは手数料は損金算入できます。

そのときには「支払利息」または「支払手数料」の勘定科目を利用しましょう。

日付 勘定科目(借方) 金額(借方) 勘定科目(貸方) 金額(貸方)
5月5日 未払金
支払手数料
¥19,000
¥1,000
普通預金 ¥20,000
なるほど!分割払いのときは手数料分は未払金に含めないのですね。クレジットカードを個人用と事業用に分けて発行しておくと手数料の計算が楽ですね!
手数料が別々になるので簡単に会計処理をすることができますね。税金の計算をするときにも楽なので分けることをおすすめします。

個人のクレジットカードで購入!経費として計上するときの記載方法

個人名義のクレジットカードを利用して事業用の品物を購入した場合の経費としての計上方法を詳しく説明します。

個人事業主やフリーランスの人は事業用のクレジットカードをわざわざ発行していない人も多そうですね。
在宅で働いている人などあまり事業用のものを購入することが少ない人であれば、個人用のクレジットカードでまとめている人も多いですね。そんな時には「事業主借」という勘定科目を利用します。
5月1日に個人用のクレジットカードで仕事に利用するパソコンを購入した場合
日付 勘定科目(借方) 金額(借方) 勘定科目(貸方) 金額(貸方)
5月1日 備品 ¥100,000 事業主借 ¥100,000
逆に事業用のクレジットカードでお買い物をしてしまった場合はどうなるのですか?
そういうときには「事業主貸」という勘定科目を使用します。
5月10日に事業用のクレジットカードで個人的な洋服を購入してしまった場合
日付 勘定科目(借方) 金額(借方) 勘定科目(貸方) 金額(貸方)
5月10日 事業主貸 ¥10,000 未払金 ¥10,000

「事業主借」「事業主貸」はクレジットカードの利用が仕事とプライベートで混同してしまったときに利用する勘定科目です。

個人用のクレジットカードは事業に利用する目的で購入することを禁止している場合があります。

発覚した場合は利用停止になってしまうおそれがあるので誤って利用しないように注意しましょう。

事業用として法人カードを発行しておくと帳簿を書くときに楽になり、利用明細を見てすぐどんなものに利用したのかわかります。ただし、年会費がかかったりポイントの還元率が個人用と比較すると悪くなるというデメリットもあるので注意しましょう。

確定申告を楽にするために利用明細をしっかり管理!

クレジットカードを利用したときには領収書が発行されませんが、店舗に依頼すると発行してもらえます。ただ、領収書を発行するかは店舗の自由なので断られる場合もあります。

基本的にクレジットカードの代金は「未払金」として会計処理をしますが、利用するクレジットカードが個人用だった場合には「事業主借」として処理します。

フリーランスの人で個人用のクレジットカードを利用したいという人は事業分を利用しても良いのか規約をしっかり読みましょう。

法人用のクレジットカードを発行すると利用明細を個人用と分けることができるので明確になるので検討してみてください。

法人カードについて詳しくは「法人クレジットカードを厳選!おすすめできるカードをご紹介」で紹介しています。

フリーランス・個人事業主になったばかりの人にとっては簿記は難しいですが、しっかりと帳簿を書かないと税金を多く支払ってしまうなど損してしまうかもしれません。しっかりと勉強してクレジットカードを利用しましょう。

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